Før I tænder for Copilot: her er fem ting, i skal have styr på først

10-11-2026

Tag en helt almindelig torsdag.

• Kl.8.00 tjekker du din mail, du har 140 ulæste mails.

• Kl. 8.30 er der møde, der bliver truffet tre beslutninger, og der kommer ikke noget referat, fordi den, der plejer at skrive det, er på ferie.

• Kl. 9.45 skal du bruge den nyeste kontraktskabelon og finder tre.

• Kl. 11.00 skriver du et tilbud, som du har skrevet mange gange før, og bruger 20 minutter på at finde det, du skrev sidst.

• Kl. 13.15 spørger en kollega, hvad I aftalte med en kunde i foråret. Du kan godt huske det. Det står bare ingen steder.

Ingen af de problemer er tekniske. De handler alle sammen om at finde den rigtige information hurtigt nok.

Det er netop dér, Copilot kan gøre en forskel. Den kan sortere indbakken, skrive referatet, finde skabelonen og svare kollegaen, så du ikke bliver afbrudt. Men kun hvis fundamentet er i orden. For AI rydder ikke op for jer. Er der rod før AI, er der også rod efter AI. Det kommer bare hurtigere.

Her er de fem ting, vi kigger på hos kunderne, før de tænder for Copilot.

1. Copilot ser alt det, I har adgang til. Også det, I har glemt

Copilot følger jeres rettigheder i Microsoft 365. Den viser kun det, den enkelte medarbejder må se. Det lyder trygt, og det er det også, men det betyder, at gamle fejl i delingen pludselig bliver synlige.

Den mappe med lønoplysninger, der for tre år siden blev delt med “alle i organisationen”, har ingen kigget i. Nu kan Copilot finde den på få sekunder, fordi nogen stillede et helt uskyldigt spørgsmål. Copilot har ikke gjort noget forkert. Den har bare lavet det detektivarbejde, som ingen gad før.

Gør det her først: Gennemgå jeres SharePoint-sites. Find delinger med “alle”, ryd op i sikkerhedsgrupperne, og giv hvert site en ejer.

2. Fælles viden skal ligge, hvor de relevante kollegaer har adgang

Du bruge den nyeste kontraktskabelon. Din kollega ved, hvilken der er den rigtige, men resten af afdelingen har ikke adgang til den. Så hjælper det ikke meget, at den findes.

Skabeloner, vejledninger og anden viden, som flere skal bruge i arbejdet, skal have en fælles plads. Her giver SharePoint mening. Det handler ikke om, at alle skal kunne se alt, men om, at de relevante kollegaer har adgang til den viden, de skal bruge. Det er også det fundament, I skal have på plads, når Copilot skal hjælpe jer i hverdagen.

Gør det her først: Saml fælles dokumenter og aktive skabeloner på relevante SharePoint-sites. Sørg for, at de rette kollegaer har adgang, arkivér forældede versioner, og udpeg en ansvarlig for at holde materialet opdateret.

3. Synkroniseringen er en risiko, folk ikke kan se

Mange arbejder med SharePoint gennem genveje og synkroniserede mapper i Stifinder. Det føles som almindelige mapper på ens egen computer. Det er det ikke.

Vi har set det ske: En medarbejder rydder op på sin pc sidste arbejdsdag. Computeren har 250 GB. Den synkroniserede mappe fylder 13 TB, så den ryger først. Fredag eftermiddag lukker computeren ned og bliver ved med at slette i baggrunden. Mandag morgen kan ingen finde noget. Det tog 6 til 8 dage at hente data tilbage, og imens prøvede medarbejderne selv at gendanne fra deres papirkurve, hvilket gjorde det endnu sværere at vide, hvad der var rigtigt.

Gør det her først: Lav klare regler for, hvem der synkroniserer hvad. Lær folk forskellen. Og find ud af, om I faktisk har en backup af Microsoft 365, og hvor lang tid en gendannelse tager. Det er overraskende mange, der ikke kan svare med det samme.

4. Køb AI centralt, og luk resten

Hvis medarbejderne bruger deres private AI-konti til arbejdet, ryger virksomhedens data ud på servere, I ikke har styr på, og kan blive brugt til at træne modeller. Med en virksomhedsaftale bliver data i jeres miljø, og I kan se og styre, hvad der bliver brugt.

Gør det her først: Beslut, hvilke værktøjer I vil have. Køb dem som en del af virksomhedens aftale. Luk for resten. Og tjek, at licenserne sidder rigtigt: Har nogle i afdelingen adgang til jeres data gennem Copilot og andre ikke, får I to forskellige oplevelser af samme værktøj.

5. Faglighed er filteret

AI er en ekstremt god sandsynlighedsregner. Et svar, der lyder rigtigt, er ikke nødvendigvis rigtigt. Hvis du møder op på et hospital uden at være læge og spørger AI, hvordan man opererer, aner du ikke, om svaret holder. Er du kirurg, kan du se det med det samme.

Derfor er det jeres egne folk, der gør AI god. Dem, der kender processen, ved, hvad der er robotarbejde, og kan se, når svaret er forkert. Det gælder også referaterne: Vi har set transskriptioner, hvor “politik” blev til “politi”. Læs det, før I sender det videre.

Gør det her først: Start med de opgaver, I selv kender ud og ind og gør på samme måde hver gang. Det er dem, der kan automatiseres. Standardisér først, automatisér bagefter.

Den samme torsdag, et halvt år senere

Når fundamentet er på plads, ser torsdagen anderledes ud. Mødereferatet indeholder beslutninger med ejere og datoer. Der er én kontraktskabelon, og den har et navn på. Kollegaen får svar på juleferien fra personalehåndbogen uden at afbryde dig. Og den månedlige rapport, der før tog en halv dag, ligger som udkast, når du møder ind.

Det kræver ikke en stor AI-strategi. Det kræver, at de fem ting er i orden.

Vil I vide, hvor I står? Ring til os, så kigger vi på det sammen.